AGN y ANSES: Intercambio de Experiencias en Gestión Documental y Digitalización Eficiente

En la era de la información, la gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para la eficiencia y transparencia de las instituciones públicas. El Archivo General de la Nación (AGN), como guardián de la memoria nacional, enfrenta el desafío constante de optimizar sus procesos ante el creciente volumen de información. Recientemente, una comitiva del AGN realizó una visita crucial al Archivo Central de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES), un organismo que maneja una cantidad impresionante de expedientes y ha implementado estrategias innovadoras en gestión documental masiva y digitalización. Este intercambio de buenas prácticas no solo representa un avance para el AGN, sino que también ofrece valiosas lecciones para otras instituciones que buscan modernizar sus sistemas de archivo y asegurar la preservación del patrimonio documental.

La ANSES: Un Modelo de Gestión Documental a Gran Escala

La ANSES, responsable de administrar los beneficios de la seguridad social en Argentina, se enfrenta a la tarea de gestionar cerca de 34 millones de expedientes, tanto físicos como digitales. Esta magnitud exige una infraestructura robusta y procesos altamente eficientes. La visita del AGN se centró en analizar cómo la ANSES ha logrado mantener el control y la accesibilidad de esta vasta cantidad de información, implementando estándares internacionales en su gestión. La clave del éxito radica en una combinación de estrategias que abarcan la digitalización masiva, la logística optimizada, la trazabilidad rigurosa y una gestión eficiente de la demanda de información.

La ANSES no solo se limita a almacenar documentos, sino que los convierte en información útil y accesible. Su enfoque proactivo en la gestión documental permite responder a las necesidades de los ciudadanos y garantizar la transparencia de sus procesos. La experiencia de la ANSES demuestra que la gestión documental no es un gasto, sino una inversión que genera valor a largo plazo.

Digitalización Masiva: Transformando el Papel en Información Digital

Uno de los pilares de la estrategia de la ANSES es la digitalización masiva de expedientes. El organismo genera aproximadamente 5.000.000 de imágenes digitales mensuales, priorizando aquellos expedientes con plazos de guarda prolongados. Este proceso no solo reduce la dependencia del papel, sino que también facilita el acceso a la información, mejora la seguridad y optimiza el espacio de almacenamiento. La digitalización masiva implica la utilización de tecnología de vanguardia, como escáneres de alta velocidad y software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para convertir los documentos físicos en archivos digitales de alta calidad.

La digitalización no es simplemente una copia del documento original, sino un proceso que implica la indexación y clasificación de la información para facilitar su búsqueda y recuperación. La ANSES ha desarrollado un sistema de metadatos que permite identificar y organizar los documentos digitales de manera eficiente. Este sistema de metadatos es fundamental para garantizar la trazabilidad y la integridad de la información.

Logística y Expurgos: Reduciendo el Volumen Documental y Promoviendo la Sostenibilidad

La ANSES ha implementado un cronograma anual para la despapelización de su red de 441 archivos periféricos. Este proceso implica la identificación de documentos que han cumplido su plazo de guarda y pueden ser eliminados de forma segura. La ANSES expurga cerca de 15 toneladas de papel mensuales, que son donadas al Hospital Garrahan para su reciclaje. Esta iniciativa no solo reduce el volumen documental, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental. La gestión de los expurgos es un proceso delicado que requiere el cumplimiento de estrictos protocolos para garantizar la integridad de la información y evitar la pérdida de documentos importantes.

La logística de la gestión documental es un desafío importante para la ANSES, dada la dispersión geográfica de sus archivos periféricos. El organismo ha desarrollado un sistema de transporte y almacenamiento que garantiza la seguridad y la integridad de los documentos durante todo el proceso. La coordinación entre los archivos periféricos y el Archivo Central es fundamental para garantizar la eficiencia de la gestión documental.

Trazabilidad Documental: Garantizando la Autenticidad y la Integridad

La trazabilidad documental es un aspecto crucial de la gestión documental de la ANSES. El organismo mantiene un registro riguroso de todos los documentos, desde su creación hasta su eliminación, ya sea en formato físico, digital o expurgo. Esta trazabilidad se logra mediante la utilización de una Comisión de Evaluación Documental propia, que se encarga de definir los criterios de clasificación, valoración y conservación de los documentos. La Comisión de Evaluación Documental está integrada por expertos en gestión documental, archivistas y representantes de las diferentes áreas de la ANSES.

La trazabilidad documental permite garantizar la autenticidad y la integridad de la información, lo que es fundamental para la toma de decisiones y la rendición de cuentas. El sistema de trazabilidad de la ANSES permite identificar el origen, el recorrido y el destino final de cada documento, lo que facilita la auditoría y el control de la información.

Gestión de la Demanda: Respondiendo a las Necesidades de los Usuarios

La ANSES recibe aproximadamente 10.000 consultas mensuales sobre información contenida en sus archivos. Para responder a esta demanda, el organismo ha implementado un sistema de gestión de la demanda que permite monitorear continuamente los procesos y optimizar los tiempos de respuesta. Este sistema se basa en la utilización de herramientas tecnológicas, como un sistema de gestión de colas y un portal de autoservicio, que permiten a los usuarios acceder a la información de forma rápida y sencilla.

La gestión de la demanda no solo implica responder a las consultas de los usuarios, sino también anticiparse a sus necesidades. La ANSES realiza encuestas y estudios de mercado para identificar las áreas de mejora en sus servicios de gestión documental. La retroalimentación de los usuarios es fundamental para garantizar la calidad y la pertinencia de la información proporcionada.

Implicaciones para el Archivo General de la Nación

La visita al Archivo Central de la ANSES ha sido de gran valor para el Archivo General de la Nación. La experiencia de la ANSES en la gestión documental masiva y digitalización ofrece valiosas lecciones para optimizar los propios métodos del AGN. El AGN puede adaptar las estrategias de la ANSES a su propio contexto, teniendo en cuenta las particularidades de su misión y sus recursos. La implementación de un sistema de trazabilidad documental, la optimización de los procesos de digitalización y la mejora de la gestión de la demanda son algunas de las áreas en las que el AGN puede beneficiarse de la experiencia de la ANSES.

La colaboración entre el AGN y la ANSES es un ejemplo de cómo las instituciones públicas pueden trabajar juntas para mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión documental. El intercambio de buenas prácticas no solo beneficia a las instituciones involucradas, sino que también contribuye a fortalecer el sistema archivístico nacional y a preservar el patrimonio documental del país.

El Futuro de la Gestión Documental en Argentina

La gestión documental en Argentina se encuentra en un proceso de transformación impulsado por la digitalización y la necesidad de optimizar los procesos. La experiencia de la ANSES demuestra que es posible gestionar grandes volúmenes de información de forma eficiente y transparente. El futuro de la gestión documental pasa por la adopción de tecnologías de vanguardia, la implementación de estándares internacionales y la colaboración entre las instituciones públicas.

La gestión documental no es solo una tarea administrativa, sino una función estratégica que contribuye a la gobernabilidad y la transparencia del Estado. La preservación del patrimonio documental es fundamental para garantizar el acceso a la información y la memoria histórica del país. La inversión en gestión documental es una inversión en el futuro de Argentina.

Fuente: https://argentina.gob.ar/noticias/intercambios-tecnicos-entre-agn-y-anses