AGN aprende de ANSES: Gestión documental masiva y digitalización para optimizar archivos

El Archivo General de la Nación (AGN) ha iniciado un proceso de revisión y optimización de sus estrategias de gestión documental, impulsado por un creciente volumen de información y la necesidad de modernizar sus procesos. En este contexto, una delegación del AGN visitó recientemente el Archivo Central de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) para estudiar sus eficientes métodos de gestión y digitalización masiva, con el objetivo de adaptar e implementar las mejores prácticas en su propia institución.

Digitalización Masiva: El Modelo ANSES como Referente

La digitalización masiva de documentos se ha convertido en un pilar fundamental para la modernización de archivos a nivel global. ANSES, con su capacidad de generar aproximadamente 5 millones de imágenes digitales mensuales, se erige como un ejemplo a seguir. Su enfoque estratégico en la digitalización de expedientes con plazos de guarda prolongados permite optimizar el espacio físico, facilitar el acceso a la información y garantizar la preservación a largo plazo de documentos valiosos.

Logística y Expurgos: Despapelización Eficiente y Solidaria

La gestión eficiente del ciclo de vida de los documentos implica no solo la digitalización, sino también la correcta disposición final de aquellos que han cumplido su plazo de guarda. ANSES ha implementado un cronograma anual de despapelización en su red de 441 archivos periféricos, expurgando cerca de 15 toneladas de papel mensuales. Este material, en lugar de ser desechado, se dona al Hospital Garrahan, generando un impacto social positivo al apoyar una institución de salud infantil de referencia.

Trazabilidad Documental: Rigor y Control en Cada Etapa

La trazabilidad documental es esencial para garantizar la integridad y disponibilidad de la información. ANSES ha implementado un sistema riguroso de registro, clasificación y trazabilidad de documentos, abarcando desde el archivo hasta la digitalización y el expurgo. Este sistema, supervisado por una Comisión de Evaluación Documental propia, permite conocer en todo momento la ubicación y el estado de cada documento, asegurando la transparencia y la rendición de cuentas.

Gestión de la Demanda: Respuesta Eficaz a las Solicitudes de Información

Un archivo moderno debe ser capaz de responder de manera ágil y eficiente a las solicitudes de información de los ciudadanos y de otras instituciones. ANSES, con un monitoreo continuo de sus procesos, logra gestionar unas 10.000 consultas mensuales. Esta capacidad de respuesta demuestra la eficacia de su sistema de gestión documental y su compromiso con la transparencia y el acceso a la información.

El AGN y la Optimización de la Gestión Documental: Un Futuro Digital

La visita del personal del AGN al Archivo Central de ANSES representa un paso importante en el proceso de modernización de la gestión documental a nivel nacional. El intercambio de buenas prácticas y la evaluación de los métodos implementados por ANSES permitirán al AGN optimizar sus propios procesos, mejorar la eficiencia en la gestión de grandes volúmenes de información y avanzar hacia un futuro digital en la administración pública.

Fuente: https://argentina.gob.ar/noticias/intercambios-tecnicos-entre-agn-y-anses