AGN y ANSES: Intercambio de Experiencias para la Gestión Documental Eficiente y Digitalización Masiva

En la era de la información, la gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para la eficiencia y transparencia de las instituciones públicas. El Archivo General de la Nación (AGN), como guardián de la memoria nacional, enfrenta el desafío constante de optimizar sus procesos ante el creciente volumen de información. Recientemente, una comitiva del AGN realizó una visita crucial al Archivo Central de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES), un organismo que maneja una cantidad impresionante de expedientes y ha implementado estrategias innovadoras en gestión documental masiva y digitalización. Este intercambio de buenas prácticas no solo representa un avance para el AGN, sino que también ofrece valiosas lecciones para otras instituciones que buscan modernizar sus sistemas de archivo y asegurar la preservación del patrimonio documental.

La ANSES: Un Modelo de Gestión Documental a Gran Escala

La ANSES, responsable de administrar los beneficios de la seguridad social en Argentina, se enfrenta a la tarea de gestionar cerca de 34 millones de expedientes, tanto físicos como digitales. Esta magnitud exige una infraestructura robusta y procesos altamente eficientes. La visita del AGN se centró en analizar cómo la ANSES ha logrado mantener el control y la accesibilidad de esta vasta cantidad de información, implementando estándares internacionales en su gestión. La clave del éxito radica en una combinación de tecnología avanzada, logística optimizada y un enfoque riguroso en la trazabilidad documental.

La ANSES no solo se limita a la conservación de documentos, sino que también se enfoca en la optimización del espacio físico y la reducción del impacto ambiental. Su programa de despapelización, que involucra a 441 archivos periféricos, es un ejemplo de compromiso con la sostenibilidad. La donación de las 15 toneladas de papel expurgadas mensualmente al Hospital Garrahan demuestra una responsabilidad social corporativa que va más allá de la simple gestión documental.

Digitalización Masiva: El Corazón de la Transformación Documental

Uno de los aspectos más destacados de la gestión documental de la ANSES es su capacidad de digitalización masiva. El organismo genera aproximadamente 5.000.000 de imágenes digitales mensuales, priorizando aquellos expedientes con plazos de guarda prolongados. Esta estrategia no solo facilita el acceso a la información, sino que también reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos originales. La digitalización masiva es un componente esencial de la modernización de cualquier archivo, permitiendo la creación de copias de seguridad, la optimización del espacio físico y la implementación de sistemas de búsqueda y recuperación de información más eficientes.

La implementación de un sistema de digitalización masiva requiere una inversión significativa en tecnología y personal capacitado. Sin embargo, los beneficios a largo plazo superan con creces los costos iniciales. La digitalización permite la creación de archivos electrónicos que pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita el trabajo de los investigadores, los funcionarios públicos y los ciudadanos en general. Además, la digitalización contribuye a la preservación del patrimonio documental, al proteger los documentos originales de los efectos del tiempo y el uso.

Logística y Expurgos: Optimización del Espacio y Recursos

La gestión eficiente del espacio físico es un desafío constante para cualquier archivo. La ANSES ha implementado un cronograma anual para la despapelización de su red de 441 archivos periféricos, lo que le permite liberar espacio y reducir los costos de almacenamiento. Este proceso de despapelización no se realiza de forma indiscriminada, sino que se basa en criterios rigurosos establecidos por una Comisión de Evaluación Documental propia. La comisión evalúa el valor histórico, legal y administrativo de cada documento antes de decidir si puede ser expurgado.

La expurgación documental es un proceso delicado que requiere un conocimiento profundo de las leyes y regulaciones aplicables. Es fundamental asegurar que los documentos expurgados no contengan información que deba ser preservada por razones legales o históricas. La ANSES ha establecido procedimientos claros y transparentes para garantizar que la expurgación se realice de forma correcta y responsable. La donación del papel expurgado al Hospital Garrahan es un ejemplo de cómo la ANSES transforma un proceso de gestión documental en una oportunidad para contribuir al bienestar social.

Trazabilidad Documental: El Control Total de la Información

La trazabilidad documental es un elemento clave para garantizar la integridad y la autenticidad de la información. La ANSES ha implementado un sistema riguroso de registro, clasificación y trazabilidad de documentos, que abarca todas las etapas del ciclo de vida documental, desde su creación hasta su archivo o expurgo. Este sistema permite rastrear la ubicación de cada documento en todo momento, lo que facilita su recuperación y evita su pérdida o extravío.

La Comisión de Evaluación Documental juega un papel fundamental en la trazabilidad documental. Esta comisión es responsable de establecer los criterios para la clasificación, el archivo y la expurgo de los documentos, así como de supervisar el cumplimiento de estos criterios. La comisión también se encarga de mantener actualizado el inventario documental, que es una herramienta esencial para la gestión del archivo. La trazabilidad documental es un requisito indispensable para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública.

Gestión de la Demanda: Respuesta Eficaz a las Consultas

La ANSES recibe aproximadamente 10.000 consultas mensuales, lo que demuestra la importancia de su archivo para los ciudadanos y las instituciones. Para responder a estas consultas de forma eficaz, la ANSES ha implementado un sistema de monitoreo continuo de procesos que le permite identificar y resolver los problemas que puedan surgir. Este sistema incluye la medición de los tiempos de respuesta, la identificación de los cuellos de botella y la implementación de mejoras en los procesos.

La gestión de la demanda requiere una coordinación estrecha entre el personal del archivo y los usuarios. Es fundamental que el personal del archivo esté capacitado para responder a las consultas de forma clara y precisa, y que los usuarios tengan acceso a herramientas que les permitan encontrar la información que necesitan de forma autónoma. La ANSES ha desarrollado una plataforma en línea que permite a los usuarios consultar el estado de sus trámites, descargar documentos y realizar solicitudes de información. Esta plataforma ha mejorado significativamente la eficiencia de la gestión de la demanda y ha reducido la carga de trabajo del personal del archivo.

Implicaciones para el Archivo General de la Nación

La visita al Archivo Central de la ANSES ha proporcionado al AGN valiosas lecciones sobre cómo optimizar sus propios métodos de gestión de gran volumen documental. La experiencia de la ANSES en digitalización masiva, logística, trazabilidad y gestión de la demanda puede ser aplicada al AGN para mejorar su eficiencia y transparencia. El AGN puede aprender de la ANSES cómo implementar un sistema de digitalización masiva que le permita preservar el patrimonio documental y facilitar el acceso a la información. También puede aprender cómo optimizar su espacio físico y reducir sus costos de almacenamiento a través de la implementación de un programa de despapelización.

La trazabilidad documental es otro aspecto en el que el AGN puede aprender de la ANSES. La implementación de un sistema riguroso de registro, clasificación y trazabilidad de documentos permitirá al AGN garantizar la integridad y la autenticidad de la información que custodia. Finalmente, el AGN puede aprender de la ANSES cómo gestionar la demanda de información de forma eficaz, implementando un sistema de monitoreo continuo de procesos y desarrollando herramientas en línea que faciliten el acceso a la información para los usuarios.

Fuente: https://argentina.gob.ar/noticias/intercambios-tecnicos-entre-agn-y-anses